Zintegrowany System Informatyczny SIMPLE.ERP

Opis systemu

Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) jest modułowo zorganizowanym rozwiązaniem informatycznym wspomagającym i optymalizującym zarządzania uczelnią. Wdrożenie ZSI w Akademii Morskiej w Szczecinie ma na celu:

1. Dostarczenie zintegrowanego systemu zapewniającego wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych
2. Zapewnienie elastycznego narzędzia do raportowania
3. Zapewnienie dostępu do raportów poprzez portal sprawozdawczy
4. Usprawnienie obiegu dokumentów poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
5. Zapewnienie mechanizmów monitorowania oraz powiadamiania o terminach zdarzeń.
6. Zapewnienie transferu danych z obecnie wykorzystanych systemów do nowego systemu
7. Zapewnienie synchronizacji on-line pomiędzy nowym systemem ZSI a pozostającymi w użytkowaniu systemami AM
8. Zapewnienie w ramach ZSI Infodesku – panelu informacyjnego dostępnego on-line dla pracowników AM

Na ZSI składają się  niego następujące podsystemy i moduły:

1. Podsystem ERP składający się z modułów:
   • Kadry i płace,
   • Finanse i księgowość,
   • Ewidencja majątku,
   • Magazyn,
   • Budżetowanie i Zamówienia publiczne,
   • Zarządzania Projektami.
2. Podsystem EOD – Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz obsługa Kancelarii.
3. Podsystem Portal Sprawozdawczy.
4. Podsystem Portal Pracowniczy.

Dokumentacja użytkowa systemu

Podręczniki i Materiały szkoleniowe

W ramach wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego w Akademii Morskiej w Szczecinie zostały przeprowadzone szkolenia pracowników w czterech modułach tematycznych:

1. Moduł zarządzania kadrami – obejmujący obszar kadry – płace,
2. Moduł zarządzania finansami – obejmujący obszar finansowo – księgowy,
3. Moduł zarządzania majątkiem – obejmujący obszar ewidencja majątku, controlling – portal sprawozdawczy, magazyn, zamówienia publiczne, akademiki,
4. Moduł zarządzania dokumentami i informacją – obejmujący obszar kancelaria i elektroniczny obieg dokumentów.

Linki dostępowe

Instrukcje dla użytkowników

Controlling - portal sprawozdawczy

Controlling w szkołach wyższych - zakres strategiczny i operacyjny

Controlling strategiczny jest systemem wspomagania kierownictwa uczelni w procesie zarządzania instytucją, który polega na stałym monitorowaniu otoczenia biznesowego uczelni jak i procesów wewnętrznych uczelni mających wpływ na jej wyniki finansowy i ekonomiczny. W ten sposób pozyskane informacje służą podejmowaniu decyzji zmierzających do korygowania planów strategicznych. Controlling strategiczny uczelni jest pomocny zarówno w definiowaniu jak i realizacji celów długookresowych, wyrażonych w misjach i planach strategicznych.
Misją nadrzędną uczelni wyższej jest kształcenie i wychowywanie studentów w celu ich przygotowania do pracy zawodowej na najwyższym poziomie dla rozwijania gospodarki opartej na wiedzy, zdolnych do kreatywności, innowacyjności oraz nastawionych na nieustanne odnawianie wiedzy.

Cele strategiczne uczelni nawiązują do misji rozpowszechniania wiedzy, są to między innymi:

·         budowa marki uczelni – również na zagranicznych rynkach edukacyjnych
·         budowa przewagi konkurencyjnej w oparciu o czynniki niematerialne: wiedza, marka, reputacja
·         dostosowanie form i programów edukacji do potrzeb gospodarki, rozwijanie działalności badawczej wychodzącej na przeciw potrzebom klientów (biznes, instytucje, administracja, studenci),
·         generowanie innowacji, transferu wiedzy do gospodarki w wyniku realizacji projektów badawczo – rozwojowych,
·         rozwój współpracy z zagranicznymi uczelniami wyższymi.

Wdrożony controlling strategiczny w uczelni wyższej w ramach celów strategicznych będzie miał za zadanie:

1. Dokonywanie ciągłej aktualizacji i weryfikacji decyzji strategicznych dotyczących celów, sposobów i środków niezbędnych dla ich realizacji.
2. Przewidywanie wystąpienia problemów w realizacji strategii i zapobieganie ich skutkom.
3. Identyfikacja pojawiających się zagrożeń i szans, a także symptomów poprzedzających ich pojawienie się.
4. Wykorzystanie sprzężenia zwrotnego, występującego w procesie realizacji strategii do oceny rozbieżności między stanem rzeczywistym a planem strategicznym.
5. Podejmowanie działań kontrolnych i korygujących w przypadku stwierdzonych odstępstw.
Controlling operacyjny służy podejmowaniu bieżących decyzji zarządczych, które w perspektywie czasu składać się będą na realizację planów strategicznych.

Controlling operacyjny w szkole wyższej umożliwi:

·         utrzymanie płynności finansowej instytucji,
·         eliminowanie wszystkich zjawisk, które utrudniają osiąganie dodatnich wyników,
·         pełną kontrolę kosztów,
·         rzetelną wycenę prowadzonych kierunków studiów, specjalności, studiów podyplomowych,
·         oszacowanie wyników osiąganych przez poszczególne wydziały i inne jednostki,
·         ukierunkowanie pracowników na klienta (studenta, instytucji zewnętrznych), na rynek (rynek usług edukacyjnych),
·         reorganizację struktur organizacyjnych, umożliwiającą szybkie dokonywanie zmian, elastyczne dostosowanie się do wymagającego otoczenia,
·         wzrost przedsiębiorczości wśród pracowników i odpowiedzialności za podejmowane decyzje,
·         decentralizację zarządzania i zwiększenie autonomii jednostek wewnętrznych uczelni.

Portal pracowniczy

Portal pracowniczy

W ramach projektu zostanie wdrożony Portal pracowniczy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Akademii Morskiej w Szczecinie. 

Zakres wdrożenia obejmie:
Kadry - udostępnienie szeregu danych kadrowo-płacowych, administrowanie urlopami, administrowanie procesami różnego rodzaju premii i obniżania premii, administrowanie kartami obiegowymi,
Płace - administrowanie składnikami kadrowo-płacowymi do których będą następowały wpisy wartości z Portalu Pracowniczego w celu dalszej kalkulacji list płac,
Kadry Fundusz Socjalny - administrowanie procesem spraw socjalnych,
Księgowość - administrowanie procesem delegacji,
Dział Organizacyjno-prawny - administrowanie strukturą organizacyjną,
Jednostka (komórka organizacyjna) - wykorzystywanie danych kadrowo-płacowych, planowanie i ewidencja czasu pracy, planowanie urlopów, ewidencja urlopów, delegacje.  

Administratorzy

Administratorzy systemu

Administratorzy i użytkownicy kluczowi systemu